About the role

Location: Hamburg

Tarifgruppe: 18-20

Verantwortlich für die Organisation der Infrastruktur im Büro und der nachhaltigen Betreuung der relevanten Teams bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Tagesgeschäft. Verantwortlichkeit für die Festlegung und Umsetzung von hohen Servicestandards für IMB-Stakeholder, sowie die Verwaltung von Projekt-Budgets inkl. der Überwachung der entsprechenden Prozesse.

Principal Accountabilities

• Umfassende PA-Unterstützung für den Head of Global Sensory & Consumer Science und das erweiterte Innovation Leadership Team in Hamburg
• Verwaltung und Pflege von Terminen, der E-Mail-Korrespondenz, komplexer internationaler Reise- und Meeting-Arrangements sowie Spesenabrechnungen
• Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen sowie deren Nachbereitung
• Erstellung von Briefings, Präsentationen (auch in englischer Sprache)
• Bearbeitung von Rechnungen in Basware unter Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
• Zusammenarbeit mit dem PA-Netzwerk innerhalb des Global Consumer Office (GCO) und Imperial Brands, insbesondere in Deutschland
• Unterstützung bei der Organisation eines produktiven Arbeitsumfeldes
• Übernahme der Pflege des Zeitmanagements für den zu betreuenden Bereich

Skills and Experience Required

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Sekretariatsausbildung
• Schnelle Auffassungsgabe Freude am Organisieren
• Selbstbewusstes Auftreten, analytische Fähigkeiten, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Diskretion
• Präzise, eigenständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP Systemen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicheres Auftreten, proaktive Herangehensweise sowie die Fähigkeit Kontakte zu knüpfen und Beziehungen aufzubauen.

Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter ohne einschlägige Berufserfahrung erhalten bei sonstiger Eignung die Möglichkeit eines “Training-on-the-job”.

Next Steps

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung. Für nähere Informationen stehen Dir Karolina Wiechmann-Wilczek (Head of Global Sensory & Consumer Science), Annalena Kiesinger (P&C People Partner) oder der Betriebsrat gern zur Verfügung.

Bitte bewirb Dich über unsere interne Karriereseite im Intranet

https://imptob.sharepoint.com/sites/wt-functions-HumanRescources/Pages/All-Other-Vacancies.aspx).